Datenschutzerklärung
Wer ist verantwortlich für Ihre Daten?
Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf dieser Website ist:
Alexander Bensel – B&A Gebäude- & IT-Technik
Thesingfelder Straße 9, 49828 Neuenhaus
Telefon: +49 5941 2029912
E-Mail: kontakt@ba-systeme.de
Wir sind nicht verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen, da in unserem Betrieb weniger als 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind (§ 38 Abs. 1 BDSG i. V. m. Art. 37 DSGVO).
Welche Daten wir verarbeiten und wozu
Wenn Sie uns kontaktieren (E-Mail, Telefon, Kontaktformular)
Wenn Sie sich bei uns melden, speichern wir Ihren Namen, Ihre Kontaktdaten, den Inhalt Ihrer Nachricht sowie von Ihnen optional hochgeladene Projektfotos, um Ihre Anfrage zu beantworten und ein Angebot zu kalkulieren. Unser Kontaktformular sendet Ihre Angaben direkt über unseren eigenen Server an unser E-Mail-Postfach; Sie erhalten zugleich automatisch eine Bestätigung per E-Mail.
- Warum dürfen wir das? Weil die Verarbeitung zur Vorbereitung eines Vertrages notwendig ist (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
- Wie lange? Ihre Daten werden gelöscht, sobald Ihre Anfrage vollständig bearbeitet ist und kein Auftrag zustande kommt. Entsteht ein Auftrag, gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
Wenn Sie einen Auftrag erteilen
Zur Durchführung, Abrechnung und internen Organisation Ihres Auftrages verarbeiten wir: Name, Anschrift des Leistungsortes, Kontaktdaten, Art und Umfang der beauftragten Arbeiten sowie Rechnungs- und Zahlungsdaten.
- Warum dürfen wir das? Weil die Verarbeitung zur Erfüllung unseres Vertrages mit Ihnen erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
- Wie lange? Rechnungen und Geschäftsunterlagen müssen wir gesetzlich aufbewahren: Buchungsbelege 10 Jahre (§ 147 AO), sonstige Geschäftsunterlagen 6 Jahre (§ 257 HGB). Nach Ablauf dieser Fristen werden die Daten gelöscht.
Wenn Sie unsere Website besuchen (Server-Logfiles)
Beim Aufruf unserer Website übermittelt Ihr Browser automatisch technische Informationen an unseren Hoster. Dazu gehören: IP-Adresse, Browsertyp und -version, Betriebssystem, aufgerufene Seite sowie Datum und Uhrzeit des Zugriffs.
- Warum dürfen wir das? Diese Daten sind technisch notwendig, damit die Website überhaupt angezeigt werden kann. Wir haben daran ein berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
- Wie lange? Die Logfiles werden automatisch nach spätestens 7 Tagen gelöscht. Eine Zusammenführung mit anderen Daten findet nicht statt.
Hosting
Unsere Website wird auf einem eigenen Server betrieben, den wir bei der netcup GmbH (Daimlerstraße 25, 76185 Karlsruhe; Rechenzentrumsstandort Nürnberg, Deutschland) angemietet haben. Alle Website- und Formulardaten werden ausschließlich auf diesem Server innerhalb Deutschlands verarbeitet und gespeichert. Mit netcup besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO).
Domain- und E-Mail-Hosting über Strato
Für die Bereitstellung unserer Domain sowie den Empfang und Versand von E-Mails (auch der automatisierten Bestätigungs- und Benachrichtigungsmails unseres Kontaktformulars) nutzen wir die Dienste der STRATO AG (Otto-Ostrowski-Straße 43, 10249 Berlin). Alle Daten, die beim Aufruf der Domain oder per E-Mail an uns übermittelt werden, werden auf den Servern von Strato verarbeitet.
- Warum dürfen wir das? Dies dient der sicheren Bereitstellung unserer Online-Präsenz, der reibungslosen Kommunikation und der Vertragsanbahnung bzw. -erfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b & f DSGVO). Wir haben mit Strato einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) geschlossen.
- Wie lange? Die Daten werden gelöscht, sobald die Anfrage abschließend beantwortet wurde und keine gesetzlichen (z. B. steuerlichen) Aufbewahrungspflichten mehr bestehen.
Cookies
Unsere Website verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies bzw. lokale Speicherung. Diese sind für den Betrieb und die Funktionen der Website (wie das korrekte Absenden des Kontaktformulars) unverzichtbar. Eine Einwilligung ist hierfür nicht erforderlich (§ 25 Abs. 2 TDDDG).
Besuch unserer Facebook-Seite (Social Media)
Wir betreiben eine gewerbliche Facebook-Seite, um uns zu präsentieren und mit Ihnen zu kommunizieren. Beim Besuch unserer Seite werden von der Meta Platforms Ireland Ltd. Daten verarbeitet (z. B. für anonyme „Seiten-Insights"-Statistiken).
- Warum dürfen wir das? Die Nutzung basiert auf unserem berechtigten Interesse an einer modernen Präsentation und Kommunikation mit unseren Kunden und Interessenten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Für die Erstellung der Seiten-Insights besteht eine gemeinsame Verantwortlichkeit mit Meta nach Art. 26 DSGVO.
- Wie lange? Nachrichten oder Kommentare, die Sie uns direkt auf Facebook hinterlassen, löschen wir, sobald die Anfrage abschließend geklärt ist, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Auf die Speicherdauer von Meta selbst haben wir keinen Einfluss.
Weitere Infos: Die Datenschutzrichtlinie von Facebook mit allen Details finden Sie hier: https://www.facebook.com/about/privacy/
Kundenkommunikation via WhatsApp Business
Wenn Sie uns per WhatsApp kontaktieren, nutzen wir die App „WhatsApp Business" der WhatsApp Ireland Ltd. (4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Irland).
- Warum dürfen wir das? Die Kommunikation erfolgt auf Ihre Initiative hin zur Beantwortung von Fragen oder zur Vertragsvorbereitung (Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f DSGVO). Die Datenübermittlung in die USA ist über das EU-US Data Privacy Framework abgesichert.
- Wie lange? Chatverläufe werden gelöscht, sobald die Anfrage erledigt ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Nutzung von VoIP-Telefonie via easybell
Für unsere telefonische Erreichbarkeit nutzen wir die Dienste der easybell GmbH (Brückenstraße 5A, 10179 Berlin). Wenn Sie uns telefonisch kontaktieren, werden Ihre Telefonnummer sowie technische Verbindungsdaten (Datum, Uhrzeit und Dauer des Anrufs) von easybell verarbeitet.
Warum dürfen wir das? Die Nutzung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer stabilen, professionellen Telefonanlage für die Kundenkommunikation (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) sowie zur Beantwortung von Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Wir haben mit easybell einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) abgeschlossen.
Wie lange? Die Anruflisten werden gelöscht, sobald sie für die Dokumentation des Vorgangs nicht mehr erforderlich sind oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen (z. B. bei anschließender Auftragserteilung) dem entgegenstehen.
Nutzung von Kleinanzeigen
Wir nutzen die Plattform Kleinanzeigen (Kleinanzeigen GmbH, Albert-Einstein-Ring 26, 14532 Kleinmachnow), um Inserate zu schalten und Kundenanfragen zu erhalten. Wenn Sie uns dort kontaktieren, werden Ihre Daten auf den Servern von Kleinanzeigen verarbeitet.
- Warum dürfen wir das? Dies dient der Kundenakquise und Kommunikation (Art. 6 Abs. 1 lit. b & f DSGVO).
- Wie lange? Nachrichten auf Kleinanzeigen werden gelöscht, sobald die Kommunikation beendet ist, spätestens jedoch nach den Löschfristen der Plattform selbst.
Geben wir Ihre Daten weiter?
Grundsätzlich nein. Ihre Daten werden nur dann an Dritte weitergegeben, wenn das zur Abwicklung Ihres Auftrages notwendig ist – zum Beispiel an unseren Steuerberater für die Buchhaltung – oder wenn wir dazu gesetzlich verpflichtet sind. Mit allen Dienstleistern, die in unserem Auftrag Daten verarbeiten, schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO). Diese Dienstleister dürfen Ihre Daten ausschließlich nach unserer Weisung und nicht für eigene Zwecke nutzen.
- Einsatz von Lexware Office (Cloud-Buchhaltung): Für die ordnungsgemäße Buchführung, die manuelle Erstellung von Angeboten und Rechnungen sowie zur Verwaltung unserer Kundendaten nutzen wir die Cloud-Software Lexware Office der Haufe-Lexware GmbH & Co. KG (Munzinger Str. 9, 79111 Freiburg, Deutschland). Die Datenverarbeitung erfolgt auf zertifizierten und sicheren Servern innerhalb der EU (vorwiegend in Deutschland). Wir haben mit dem Anbieter einen entsprechenden Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO) geschlossen.
- Einsatz von Google Sheets / Google Workspace: Für unsere interne Auftragsübersicht, die interne Umsatz- und Gewinnplanung sowie die allgemeine Terminorganisation nutzen wir Google Sheets von Google Ireland Limited (Sitz: Irland/EU). Da es sich hierbei um einen Cloud-Dienst handelt, werden die Daten auf den Servern von Google verarbeitet. Eine Weiterleitung an die Muttergesellschaft Google LLC in den USA ist dabei nicht ausgeschlossen, jedoch über das EU-US Data Privacy Framework rechtlich abgesichert. Wir haben mit Google einen entsprechenden Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO) geschlossen.
Drittlandstransfer: Eine Übermittlung Ihrer Daten in Länder außerhalb der EU erfolgt ausschließlich im Rahmen der oben genannten Dienste (WhatsApp, Facebook, Google), jeweils abgesichert über das EU-US Data Privacy Framework. Website-Hosting und E-Mail-Versand erfolgen ausschließlich auf Servern innerhalb Deutschlands.
Ihre Rechte auf einen Blick
| Ihr Recht (DSGVO) | Was bedeutet das konkret? |
|---|---|
| Auskunft – Art. 15 | Sie können jederzeit fragen: Was speichern wir über Sie, warum und wie lange? |
| Berichtigung – Art. 16 | Sind Ihre Daten falsch oder unvollständig? Wir korrigieren sie auf Ihre Anfrage. |
| Löschung – Art. 17 | Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen – außer wir sind gesetzlich zur Aufbewahrung verpflichtet. |
| Einschränkung – Art. 18 | Sie können verlangen, dass wir Ihre Daten vorerst nicht weiter verarbeiten, z. B. während einer Prüfung. |
| Übertragbarkeit – Art. 20 | Sie können Ihre Daten in einem gängigen Format herausverlangen, um sie anderswo zu nutzen. |
| Widerspruch – Art. 21 | Wenn wir Daten auf Basis unseres berechtigten Interesses verarbeiten, können Sie widersprechen. |
| Widerruf – Art. 7 Abs. 3 | Haben Sie eine Einwilligung erteilt, können Sie diese jederzeit ohne Nachteile widerrufen. |
| Beschwerde – Art. 77 | Sie können sich jederzeit bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. |
So erreichen Sie uns: kontakt@ba-systeme.de oder unter +49 5941 2029912
Zuständige Datenschutz-Aufsichtsbehörde: Die zuständige Behörde richtet sich nach dem Bundesland, in dem Sie wohnen oder in dem unser Unternehmen seinen Sitz hat. Da unser Unternehmen in Niedersachsen sitzt, ist für uns die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen zuständig. Eine Übersicht aller Behörden finden Sie unter: BfDI-Bund
Wie schützen wir Ihre Daten?
Unsere Website überträgt Daten ausschließlich verschlüsselt über eine gesicherte HTTPS-Verbindung (erkennbar am Schlosssymbol und „https://" in der Browserzeile). Zusätzlich treffen wir technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Manipulation zu schützen.
Aktualität dieser Erklärung
Diese Datenschutzerklärung hat den Stand August 2026. Wenn wir unsere Website weiterentwickeln oder sich gesetzliche Anforderungen ändern, passen wir sie entsprechend an. Die jeweils aktuelle Version finden Sie immer auf dieser Seite.